App-Check: Büro2Go – das Schweizer Taschenmesser für mobile Rechnungslegung

Online Tools die die Rechnungslegung erleichtern sind ein gut ausgebauter Markt. Immer dynamischere Arbeitsmodelle verlangen nach einer Vereinfachung von administrativen Tätigkeiten wie die Erstellung von Angeboten oder Rechnungen. Büro2Go ist in diesem Bereich eine Komplettlösung. Ein Blick auf die App.

Im Rahmen meiner nebenberuflichen Aktivitäten entsteht immer wieder die Notwendigkeit Rechnungen auszustellen. Dabei ist es mir wichtig möglichst wenig Aufwand damit zu haben und trotzdem alles übersichtlich in einem Tool verwalten zu können.Seit Jahren greife ich dafür auf Online Tools zurück. Nun wurde ich gebeten einen Blick auf „Büro2go“ zu werfen und über meine Eindrücke zu berichten.

Auf den ersten Blick möchte man meinen „ok, die nächste App in dem Bereich“, allerdings offenbart ein genauerer Blick, dass es sich bei der App der Erste Bank um viel mehr handelt. Die Basisfunktionen Angebote, Rechnungen und Kundenverwaltung sind natürlich an Board. Was mir in dieser Form neu war sind Funktionen wie eine Liquiditätsvorschau oder eine Lokalisierung der eigenen Kunden aufgrund ihrer Rechnungsadresse. Ein nettes Zusatzfeature, wenn man beispielsweise eine Kundentour plant und die Wege kurz halten möchte.

Preis und Angebot

Die App kommt recht solide daher und benötigt kein Konto bei der Erste Bank. Selbstredend wird man im Menü auf die verschiedenen Angebote der Bank aufmerksam gemacht. Nur fair für eine derzeit kostenlose App. Bei der Registrierung wird man darauf aufmerksam gemacht, dass die nächsten 12 Monate die Nutzung des Angebots kostenlos ist. Danach bleibt die Nutzung in Verbindung mit einem Businesskonto (Geschäftskonto + prosaldo.net) bei der Erste Bank kostenlos, alternativ ist man über einen Account beim App-Partner prosaldo.net ab € 15,-/Monat dabei. Die Kontoausprägung „Standard“ (für die doppelte Buchhaltung) ist mit € 30,-, die Premiumvariante mit € 90,- bepreist (http://www.prosaldo.net/preise/).

Setup und erste Schritte

Wie nicht anders zu erwarten bedarf es für die Einrichtung der App nicht recht viel. Die eigenen Unternehmensdaten werden direkt am Smartphone eingegeben, das Logo wird direkt aus den Fotos hinzugefügt und damit sind auch alle Daten auf den Rechnungen die verschickt werden vorhanden. Angebote können später in Rechnungen umgewandelt bzw. vor dem Versand noch bearbeitet werden und tauchen in der bereits angesprochenen Liquiditätsplanung auf. Eine Funktion, die ich aus den Tools die ich bisher im Einsatz hatte noch nicht kannte.

Die App untergliedert sich in der Hauptfunktion in die Punkte

• Kunden in der Nähe
• Neue Rechnung an …
• Neues Angebot an …
• Neuer Kunde …

Über das Ausklappen des Menüs gelangt man dann in verschiedene Übersichtsmöglichkeiten zu Angeboten und Rechnungen, zusätzlich erlaubt das Menü Zugriff auf Liquiditätsvorschau und verschiedene Statistiken.

Wer die App nutzt sollte tunlichst darauf achten eine aktive Internetverbindung zu haben. Im Zug im Tunnel damit zu arbeiten, wie ich zum Zeitpunkt zu dem dieser Blogartikel entsteht, gestaltet sich schwierig, da die App ständig auf die fehlende Internetverbindung hinweist. Andererseits wird durch eine permanente Internetverbindung natürlich sichergestellt, dass Daten nicht verloren gehen, wenn ein Endgerät abschmiert.

Rechnungen und Angebot erstellen

Das Erstellen neuer Dokumente, die ja die Hauptfunktion der App ist geht erwartungsgemäß sauber und schnell von der Hand. Kundendaten, so sie noch nicht angelegt sind, lassen sich direkt im Arbeitschritt erfassen, das Belegdatum über eine Datumsauswahl auswählen und anschließend die Rechnungspositionen nach der Unterscheidung Leistung und Produkt anlegen. Der Klick auf fertig stellt die Rechnung versandfertig zur Verfügung. Die Rechnung selbst entspricht allen rechtlichen Vorgaben und druckt auch das eigene Logo mit. Über „Rechnung abschließen“ geht die Rechnung in den üblichen Rechnungslauf, und kann natürlich per Mail an den Empfänger übermittelt werden. Die Erstellung von Angeboten läuft im Wesentlichen gleich, mit dem feinen Unterschied, dass Angebote zum gegebenen Zeitpunkt eben in Rechnungen konvertiert werden und ggf. Posten ergänzt bzw. in den Leistungsangeboten an die Realität angepasst werden.

Fazit

Insgesamt ist die App für mich das kompletteste Angebot das ich bisher zum Thema „mobile Angebots- & Rechnungsverwaltung“ gesehen habe. Ich kann mir vorstellen, dass vor allem kleine Unternehmen und digitale Nomaden damit ganz gut arbeiten können. Schließlich bleiben alle Finanzdaten am Smartphone und können damit praktisch aus der Hosentasche verwaltet werden. Wer hohen Wert auf Gestaltung und Personalisierung der Dokumente legt ist hier nicht ganz richtig. Der Fokus der App ist klar, schnell und stringent von A nach B, Layouts würden da nicht ins Konzept passen. Sollte man sich nach Ablauf des Gratisjahres für eine Weiterverwendung entscheiden, sind die € 15,- im Monat für das Gebotene sicher sehr OK bepreist.